Contas mãe e subcontas: como evitar dupla contagem no balancete

Uma conta mãe organiza grupos de natureza semelhante e apresenta o total das contas abaixo dela. A subconta detalha esse total por banco, cliente, fornecedor, tipo de gasto, projecto ou outra necessidade de gestão.

Quando a conta mãe é apenas agregadora, os lançamentos devem ocorrer nas contas de movimento. Se a empresa lançar simultaneamente na conta mãe e na subconta, o mesmo facto pode aparecer duas vezes nos mapas e indicadores.

O Plano de Contas deve identificar contas agregadoras, contas de movimento, natureza do saldo, nível hierárquico e regras de utilização. Bloquear lançamentos em contas exclusivamente agregadoras reduz erros de origem.

Ao produzir o balancete, a apresentação deve escolher um nível de detalhe. Mostrar a conta mãe e todas as subcontas é útil se o total da mãe for claramente identificado como agregação, e não como uma linha adicional a somar.

As alterações à hierarquia também exigem controlo. Mover uma subconta, mudar a sua natureza ou encerrar uma conta com histórico pode alterar comparativos e relatórios se não houver data de vigência e auditoria.

Uma estrutura simples, consistente e alinhada à actividade costuma ser mais útil do que centenas de contas pouco utilizadas. O detalhe adicional pode ser obtido com centros de custo, projectos e áreas de negócio.