Inventário físico: como tratar diferenças entre contagem e sistema

O inventário físico confirma se as quantidades existentes nos armazéns correspondem aos registos. Para ser confiável, a contagem deve ter data, localização, responsáveis, artigos abrangidos e regras para movimentos durante o processo.

Antes da contagem, a equipa organiza artigos, unidades, etiquetas e zonas. Entradas, saídas e transferências próximas da data de corte devem ser identificadas para evitar que o mesmo movimento seja contado duas vezes ou omitido.

A primeira diferença não deve ser regularizada imediatamente. É necessário recontar, rever unidades de medida, documentos pendentes, transferências em trânsito, devoluções, perdas, danos e erros de cadastro.

Quando a diferença permanece, a justificação e a aprovação devem anteceder o ajuste. O registo final precisa preservar quantidade anterior, quantidade contada, diferença, custo, motivo e utilizadores envolvidos.

Diferenças recorrentes podem revelar falhas no recebimento, armazenagem, entrega, segurança ou segregação de funções. O relatório do inventário deve orientar acções de processo, e não apenas corrigir o saldo.

O efeito financeiro da perda, obsolescência ou excesso deve ser tratado conforme as políticas contabilísticas e fiscais aplicáveis, com documentação suficiente para revisão.